La Entrevista de Devolución
Sin temor a exagerar podemos decir que la entrevista de retroalimentación o de devolución de la evaluación es un hito importante del proceso de gestión del desempeño.
Afirmamos la importancia de este momento porque no solamente permite analizar la evaluación, sino que también es el espacio para encontrar, en conjunto, las posibles mejoras.
Asimismo, si la organización mantiene un diálogo regular y una retroalimentación constante, la entrevista será más fluida y afianzará la comunicación entre las jefaturas y quienes integran sus equipos de trabajo, brindando un momento de reflexión colectiva y de expresión individual.
Antes de la Entrevista
Cada entrevista es tan distinta como la persona a la cual se le va a hacer la devolución, razón por la cual la reunión de retroalimentación se debe preparar con antelación.
Algunos tips útiles para dicha preparación previa son:
- Armar un bosquejo de los aspectos que se quieren tratar en la conversación para asegurarse que no se olvide de ninguna cuestión que considere importante mencionar.
- Enfocar la entrevista en los resultados que mostró la persona evaluada en el período bajo observación, mencionando ejemplos específicos que ayuden a quien es evaluado a comprender lo que se esperaba de su desempeño y cómo ha respondido a dichas expectativas.
- Pensar cómo conectar la devolución sobre el rendimiento personal con aquellas acciones alternativas que propondrá para el plan de mejora o para encaminar situaciones problemáticas.
- Elija de antemano un espacio y un tiempo en el cual pueda llevar adelante la entrevista sin condicionamientos de agenda ni interrupciones.
Durante la Entrevista
La entrevista debe ser cálida y distendida, ayudando a la persona evaluada a escuchar y a expresarse.
La entrevista puede comenzar explicándole a la persona evaluada cómo le gustaría que se desarrolle la entrevista, apelando a los puntos principales del bosquejo que se armó de antemano.
Una manera de facilitar la participación y demostrar que consideramos valiosa la palabra de la persona evaluada es invitarla a que pueda expresar su propia autoevaluación.
Es importante mantener en todo momento un clima de cordialidad que evite el enfrentamiento o que la persona evaluada se sienta a la defensiva. Se debe evitar dicha resistencia para lograr una escucha y comprensión mutua que conduzca a un acuerdo de los aspectos a mejorar.
La devolución debe ser integral, deben señalarse tanto los aspectos positivos del desempeño como aquellas cuestiones que se deben mejorar.
Al hacerlo se debe evitar el ensañamiento con determinada situación, poniendo siempre el foco en la búsqueda de soluciones y mejoras por sobre la catarsis o el empantanamiento en los reclamos del pasado.
Para que pueda ser medible y contrastable en el futuro, todo acuerdo de objetivos y acciones de mejora debe comprender plazos y metas.
A fuerza de ser reiterativo, la entrevista debe culminar con un repaso de lo conversado, asegurándose que ambos comprendieron lo mismo.
Después de la Entrevista
Es importante comprender que, si la organización implementa un diálogo regular y una retroalimentación constante, el proceso de gestión del desempeño no termina con la entrevista.
Se debe continuar con un seguimiento, conversando regularmente y realizando los ajustes que sean necesarios a medida que surjan cuestiones específicas que modifiquen lo acordado en la entrevista.
Por eso consideramos importante dedicarles un desarrollo especial a los planes de mejora, poniendo especial énfasis en la capacitación y desarrollo como procesos que se alimentan del resultado de la evaluación de desempeño.
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