Detectar las Necesidades de Capacitación y Desarrollo
En el actual contexto de cambios exponenciales cobra gran importancia la administración de un dispositivo adecuado de detección de necesidades de capacitación y desarrollo, especialmente en las organizaciones complejas.
Las necesidades de capacitación surgen porque cambian los trabajos y las carreras de las personas, a la vez que se modifica tanto el entorno externo alrededor de la administración tributaria como el personal que la integra, evolución que muchas veces es concomitante con la transformación de la organización interna y de los procesos críticos clave.
Todos estos factores vuelven rápidamente obsoletos los planes de formación técnica trazados en el siglo pasado en la lógica de una organización tradicional weberiana orientada a puestos y escalafones rígidos.
Las nuevas personas que se incorporaran a la organización en este contexto volátil sin dudas necesitan comprender la misión y mandato de la organización, pero, a la vez, deben ser capacitados tanto en análisis de situaciones como en la operación de los principales sistemas tecnológicos que dan soporte a los procesos organizacionales.
Pero las necesidades de capacitación y desarrollo requeridas para desempeñarse adecuadamente en el puesto de trabajo también dependen de los antecedentes educativos de las personas que conforman la organización. Las personas graduadas de la escuela secundaria, las que poseen profesiones universitarias y el personal que es reasignado a un nuevo puesto seguramente van a tener diferentes necesidades de aprendizaje para poder desempeñarse adecuadamente en su puesto de trabajo. Mirar para otro lado, obviando esta realidad, solamente reproduce asimetrías que generan frustración y erosionan el clima laboral.
Por otra parte, acompañando el progreso horizontal en el puesto de trabajo, el personal necesitará apoyo de formación a lo largo de su trayectoria profesional para especializarse en el rol.
Asimismo, a medida que las personas avanzan verticalmente en dichas trayectorias profesionales individuales, necesitarán contar con herramientas y habilidades de liderazgo y de gestión de equipos.
Aunque algunas organizaciones promueven el aprendizaje continuo obligatorio fijando la obligatoriedad de realizar ciertas experiencias de capacitación por año, una gestión estratégica de las personas, centrada en ellas y orientada a la potenciación del capital humano, requiere relevar las necesidades que los integrantes de la organización puedan plantear.
Hoy no alcanza con plantear programas de formación centralizadamente desde una mesa de diseño del área especializada. Las personas son el activo más valioso de toda organización que aprende y, en consecuencia, para potenciar el capital humano se requiere escucharlas y actuar en consecuencia con aquellos planteos que colaboren a lograr las metas organizacionales.
Por lo general, el análisis de necesidades de capacitación lo dirige un equipo especializado del área de capacitación y desarrollo. Su objetivo es evaluar las habilidades y competencias de la fuerza laboral existente y confrontarlas con las habilidades y competencias requeridas para satisfacer las necesidades institucionales. La identificación de dicha brecha entre el ideal y la realidad es el principal insumo que debe alimentar los procesos de capacitación y desarrollo.
El análisis de necesidades puede encararse tanto a nivel organizacional como funcional e, incluso, individual.
Al momento de implementar un proceso de detección de necesidades de capacitación y desarrollo las principales fuentes de información a las cuales puede recurrirse son:
- Los planes estratégicos y los planes operativos,
- Los planes de recursos humanos y, específicamente, de capacitación,
- El marco de competencias y habilidades laborales definidas por la organización,
- El análisis de las evaluaciones de desempeño, incluyendo la retroalimentación multidireccional de 360 grados y la identificación de las brechas de desempeño (es decir, los niveles de desempeño actuales en comparación con los niveles requeridos),
- Los perfiles de los puestos de trabajo,
- La implementación de entrevistas y encuestas de retroalimentación con las jefaturas de línea, con equipos de trabajo de áreas críticas e incluso con la ciudadanía.
Como resultado del proceso de detección de necesidades de capacitación y desarrollo deben identificarse tanto las temáticas de capacitación como las habilidades necesarias para un mejor desempeño organizacional.
Como consecuencia de ello se pueden plantear acciones orientadas a:
- Áreas críticas clave,
- Determinados puestos de trabajo,
- Flujo de trabajo,
- Habilidades que faltan en la organización,
- Brechas en la fuerza laboral.
El tamiz final será la priorización de acciones a partir del plan estratégico:
- Acompañar la agenda de transformación organizacional,
- Apuntalar las áreas críticas clave,
- Reducir las brechas de habilidades identificadas.
Te invito a profundizar estas ideas en la Serie "Administración Tributaria del Siglo XXI":
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